Date de mise à jour : 11/02/2009
Quels sont les avantages d'un système d’archivage électronique
L’archivage est depuis toujours une notion clé dans la gestion de l’information au sein d’une entreprise. En effet l’archivage, en conversant l’information à long et moyen terme, permet d’assurer sa continuité dans le temps ainsi que son exploitation ultérieure. La tendance actuelle vers la dématérialisation, poussent les entreprises à remplacer leurs supports traditionnels d’archivage (papier en autre …) par des SAE (système d’archivage électronique). Les entreprises ont pour assurer leurs SAE. Soit en « interne » avec la création de leur propres services d’archivages, soit en « externe » en confiance leurs données à un tiers archiveur.
Les avantages d’un SAE dans l’entreprise
- Un SAE (système d’archivage électronique) permet de répondre aussi à l’obligation légale d’archivage qu’aux impératifs pratiques d’exploitation. Ainsi les données une fois archivées pourront sous certaines contraintes conserver leurs valeurs légales et donc constituer un moyen de preuve lors d’un éventuel différent (contrôle fiscal, procédure judiciaire…).
- Dans l’entreprise certaines informations peuvent revêtir un caractère stratégique. Ainsi un SAE permet de mettre en place différents moyens de chiffrement ou signature électronique garantissant ainsi la confidentialité de l’information stockée.
- La dématérialisation enduite par la mise en place d’un SAE permet un gain de place significative dans l’entreprise (et donc une réduction de charge). Ainsi même si l’évolutivité des supports d’archivages sont à prévoir dans le coût de mise en place d’un SAE, ce dernier reste une solution plus attractive pour l’entreprise qu’un archivage classique.
- Enfin un SAE permet de faciliter grandement la consultation des donnés archivées en optimisant le délai d’accès, la fréquence d’accès, le délai de restitution… De plus l’insertion des documents dans un SAE est également facilité grâce notamment à l’intégration d’un plan de classement permettant de structurer automatiquement le contenu déposé sans l’intervention d’une personne physique.
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