Quels sont les avantages d’un système d’archivage électronique

L’archivage est depuis toujours une notion clé dans la gestion de l’information au sein d’une entreprise. En effet l’archivage, en conversant l’information à long et moyen terme, permet d’assurer sa continuité dans le temps ainsi que son exploitation ultérieure. La tendance actuelle vers la dématérialisation, poussent les entreprises à remplacer leurs supports traditionnels d’archivage (papier en autre …) par des SAE (système d’archivage électronique). Les entreprises ont pour assurer leurs SAE. Soit en « interne » avec la création de leur propres services d’archivages, soit en « externe » en confiant leurs données à un tiers archiveur.

SAE : système d’archivage électronique

 Les avantages d’un SAE dans l’entreprise

Garder la valeur légale du document

Un SAE (système d’archivage électronique) permet de répondre à l’obligation légale d’archivage. Ainsi les données une fois archivées pourront sous certaines contraintes conserver leurs valeurs légales et donc constituer un moyen de preuve lors d’un éventuel différent (contrôle fiscal, procédure judiciaire…).

SAE et confidentialité

Dans l’entreprise certaines informations peuvent revêtir un caractère stratégique ou doivent répondre aux exigeances du RGPD.
Ainsi un SAE permet de mettre en place différents moyens de protection, chiffrement ou signature électronique garantissant ainsi la confidentialité de l’information stockée.

Dématérialisation et gain de place

La dématérialisation enduite par la mise en place d’un SAE permet un gain de place significative dans l’entreprise (et donc une réduction de charge). Ainsi même si l’évolutivité des supports d’archivages sont à prévoir dans le coût de mise en place d’un SAE, ce dernier reste une solution plus attractive pour l’entreprise qu’un archivage classique.

Moins de pertes de données en cas de sinistre

Une solution de dématérialisation présentera moins de risques de perte des archives par inondations ou incendie qu’un local contenant des dossiers papiers. Il est par contre, impératif de prévoir les backups avec une redondance de sauvegardes. 

Le SAE et les impératifs pratiques d’exploitation

Enfin un SAE permet de faciliter grandement la consultation des donnés archivées en optimisant le délai d’accès, la fréquence d’accès, le délai de restitution… De plus l’insertion des documents dans un SAE est également facilité grâce notamment à l’intégration d’un plan de classement permettant de structurer automatiquement le contenu déposé sans l’intervention d’une personne physique. C’est la GED qui sera l’outil clé de cette indexation.